A execução de uma parceria exige mais do que cumprir atividades e utilizar os recursos disponíveis. É necessário demonstrar que os compromissos assumidos foram cumpridos, que as despesas estão relacionadas ao objeto pactuado e que os resultados podem ser comprovados.
Para organizações da sociedade civil que celebram parcerias com a administração pública, a prestação de contas integra as obrigações previstas no Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (Lei nº 13.019/2014). A análise considera não apenas os registros financeiros, mas também a execução do objeto, o cumprimento das metas e os resultados alcançados.
Na prática, algumas falhas podem dificultar essa comprovação e gerar solicitações de esclarecimentos, ressalvas ou outras consequências previstas nas normas aplicáveis. Conhecer os erros mais frequentes é uma forma de preveni-los.
1. Utilizar recursos fora do que foi pactuado
Durante a execução de um projeto, é natural que surjam necessidades diferentes das inicialmente previstas. Uma atividade pode exigir ajustes, determinado custo pode aumentar ou a instituição pode identificar outra necessidade operacional.
O problema surge quando a entidade altera a destinação dos recursos sem verificar se a mudança é permitida e quais procedimentos precisam ser observados.
Uma despesa pode ser necessária para a instituição e, ainda assim, não estar adequadamente enquadrada nas condições da parceria. Por isso, antes de realizar um gasto, é importante verificar sua relação com o objeto, o plano de trabalho e as regras do instrumento celebrado.
Quando houver necessidade de alteração, a instituição deve identificar previamente os procedimentos aplicáveis e formalizar os ajustes exigidos, em vez de presumir que a justificativa operacional será suficiente para regularizar a despesa posteriormente.
2. Não comprovar adequadamente a execução do objeto
Comprovantes de pagamento e documentos fiscais são importantes, mas não demonstram, isoladamente, que a finalidade da parceria foi alcançada.
Uma entidade pode comprovar que contratou um serviço, adquiriu materiais ou pagou determinado fornecedor. Ainda assim, precisa apresentar os elementos necessários para demonstrar a realização das atividades previstas e, conforme o caso, o cumprimento das metas estabelecidas.
Em um projeto de capacitação, por exemplo, a documentação financeira pode demonstrar o pagamento do instrutor e a aquisição de materiais. Os registros das atividades, as listas de presença e os relatórios de execução podem ser necessários para comprovar o que efetivamente foi realizado.
A documentação deve ser compatível com a natureza do objeto e com as exigências aplicáveis à parceria. O objetivo é permitir que a execução seja compreendida e verificada, sem depender exclusivamente de declarações genéricas ou de informações reunidas ao final do projeto.
3. Não relacionar as despesas à parceria
Entidades que executam diferentes projetos podem compartilhar equipes, estruturas, serviços e outros recursos. Essa realidade exige atenção para que os registros permitam identificar a quais atividades e fontes de recursos cada despesa corresponde.
Quando uma despesa é compartilhada, por exemplo, é importante verificar se o rateio é permitido, se o critério adotado é justificável e se há documentação suficiente para demonstrar como o valor foi atribuído a cada projeto.
Sem essa relação clara, a instituição pode ter dificuldade para demonstrar a aplicação dos recursos, mesmo quando o gasto efetivamente ocorreu.
A organização dos registros financeiros, dos documentos fiscais e dos comprovantes de pagamento deve permitir acompanhar o percurso dos recursos e verificar sua vinculação com o objeto pactuado.
4. Deixar divergências nos registros sem esclarecimento
Diferenças entre relatórios, documentos fiscais, pagamentos e registros financeiros podem dificultar a análise da prestação de contas. Valores que não coincidem, informações incompletas ou despesas cuja finalidade não está suficientemente explicada merecem atenção.
Nem toda divergência significa que houve irregularidade. Um lançamento pode exigir correção, um documento pode precisar de complementação ou uma diferença pode ter uma explicação legítima. O importante é identificar a ocorrência, verificar sua origem e manter os esclarecimentos e documentos pertinentes.
Por isso, a conferência não deve se limitar à etapa de elaboração dos relatórios finais. A conciliação dos registros financeiros e a verificação dos documentos durante a execução ajudam a identificar inconsistências enquanto ainda há condições de esclarecê-las com maior facilidade.
Quando a instituição deixa essas questões sem tratamento, aumenta o risco de que informações importantes permaneçam incompletas justamente no momento em que precisam ser demonstradas.
5. Deixar a prestação de contas para a última hora
Adiar a organização dos documentos até o encerramento da parceria costuma concentrar, em poucos dias, tarefas que deveriam ter sido realizadas ao longo de toda a execução.
Nesse momento, a equipe pode precisar localizar comprovantes, reconstruir informações, esclarecer despesas antigas, reunir registros das atividades e conferir o cumprimento das metas. Quanto maior o intervalo entre a realização de uma atividade e sua documentação, mais difícil pode ser recuperar informações com precisão.
A prevenção começa com responsabilidades definidas, acompanhamento periódico das despesas, organização dos documentos e verificação do cronograma de entregas. Também é necessário conhecer os prazos e os procedimentos previstos no instrumento da parceria e nas normas aplicáveis.
A Lei nº 13.019/2014 estabelece regras para a prestação de contas das parcerias por ela abrangidas, mas os prazos e procedimentos concretos devem ser conferidos conforme o instrumento, o regulamento aplicável e as características da relação.
A prestação de contas começa antes do encerramento da parceria
Uma prestação de contas consistente é construída durante a execução. Ela depende de decisões compatíveis com o que foi pactuado, registros que permitam comprovar as atividades, documentação financeira organizada e acompanhamento contínuo das metas e dos resultados.
Também é importante compreender que as consequências de uma falha dependem de sua natureza, de seus efeitos e das regras aplicáveis. Uma impropriedade formal não deve ser automaticamente equiparada ao descumprimento do objeto ou à aplicação irregular de recursos. A análise precisa considerar as circunstâncias concretas e os procedimentos previstos no regime jurídico correspondente.
Para a instituição, o caminho mais seguro é não tratar a prestação de contas como uma obrigação isolada, cumprida apenas ao final do projeto. Ela deve fazer parte da rotina de acompanhamento da parceria, com integração entre as áreas responsáveis pela execução, pela gestão financeira e pela documentação.
Quando esse cuidado é incorporado à gestão, a entidade melhora sua capacidade de demonstrar o uso dos recursos, esclarecer suas decisões e comprovar o trabalho realizado.
A prestação de contas não começa quando o projeto termina. Começa com a forma como a parceria é planejada, executada e acompanhada.
Por ALCOE Advogados Associados
Advocacia estratégica para o Terceiro Setor
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